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2019.01.21 経理サポート

どの書類を取っておく？飲食店の経理　書類の保存編

飲食店の経理方法、各種書類の保存の仕方編です。飲食店を運営しているとたくさんの書類を扱います。 請求書、領収書、レシート、納品書、振込明細、チラシ、見積書などなど・・・。 たくさんの書類があるため、どれを保存して、どれを捨てればいいのかわからなくなり、とりあえず箱やクリアファイルに突っ込んでおくということになりがちです。 大まかにですが、日常の運営書類は下記の書類を保存していただければOKです。 (1)現金入出金関係 ①入金　 ・売上　→　レシート、売上伝票など ②出金 ・仕入　→　スーパー、業者などのレシート、領収書 ・消耗品　→　日用品店、ホームセンターなどのレシート、領収書 ・交際費、研究費　→　飲食店のレシート、領収書 ・交通費　→　駐車場のレシート、ICチャージの領収書など (2)預金入出金関係 ①入金 ・売掛金　→　クレジットカード入金明細 ②出金 ・仕入　→　業者からの請求書、銀行の振込明細書 ・広告宣伝費　→　請求書、口座振替明細書 ・水道光熱費　→　請求書、口座振替明細書 ・通信費　→　通信会社からの請求書 ・給与　→　給与明細のコピー、または給与計算を行った書類・Excelなど日常の運営に必要な書類は上記の通りですが、新規オープン時には他の書類が必要になります。 (3)不動産契約に関する書類 ・店舗の賃貸借契約書のコピー ・駐車場の賃貸借契約書のコピー ※契約相手、契約期間、家賃の金額、敷金・保証金の金額、敷金・保証金の償却の有無、更新料の有無など知っておくべき項目が多いため、すべてのページをコピーしておきましょう (4)内装工事、厨房機器に関する書類 ・各工事、厨房機器ごとの単価がわかる明細書（請求書、見積書など） ・工事請負契約書、売買契約書 ・（金額が変更になったのであれば）覚書や合意書 (5)借入金に関する書類 ・金銭消費貸借契約書 ・返済予定表 ・（あれば）信用保証料の計算明細 (6)その他オープン前にかかった諸経費 ・領収書、レシート、請求書など支払の金額と内容がわかる書類 ※たまに「レシートでは経費にできない」ということを耳にしますが、レシートがあればOKです。むしろレシートの方が購入したものの明細がわかるのでいいくらいです。上記の書類はすべて出納帳と連動させて管理します。 つまり、現金出納帳に関係するレシートや領収書、預金通帳に関係するレシートや領収書を分けて、日付順に保存するとわかりやすいです。 保存の方法はクリップでとめたり、クリアファイルに入れたり、ノートにノリで貼り付けてもよいです。 箱の中にごちゃごちゃに突っ込む前に、日付順に保存する癖をつけておきましょう。 そして最も大事なことは、書類を捨てないことです。 捨ててしまうと再発行してもらうまでに時間がかかることが多いですし、再発行してくれない可能性もあります。 たくさんの書類があり邪魔くさいかもしれませんが 「書類は迷ったたらとっておく」 ように心がけましょう。

2018.12.17 経理サポート

お金の管理は最重要！飲食店の経理　預貯金編

飲食店の経理方法、預貯金の扱い方編です。 売上の預入れ、家賃や仕入業者への支払い、給料振り込みなど、利用する機会は多くなるため、事前にルールを決めて運用する必要があります。まずはお店のお金を管理する銀行口座を作ります。 銀行はどの銀行でもOKです。 選ぶポイントは、 ・お店や自宅の近所にあり利用しやすい ・（できれば）店舗があり、硬貨の預入れができる ・手数料が安い などを考慮して銀行を決めます。 個人事業主の場合、口座名義は屋号（お店の名前）が入っていない個人名のものでもOKです。 （使っていない銀行口座があれば、それを利用してもOKです） 法人の場合には、会社の名義の口座を作ります。の中で取りあげた現金出納帳と預貯金の引き出しを連動させて管理します。 例えば、お店の備品や消耗品を買うために、1月30日銀行口座から100,000円引き出したとします。 そうすると、預貯金の通帳には、 「1月30日　100,000円　引き出し」 が記帳され、残高が100,000円減ります。 同時に手元の現金が100,000円増えるため、現金出納帳に 「1月30日　100,000円　預貯金から引き出し」 を記帳し、残高を100,000円増やします。 手元の現金を、銀行に預け入れたときも同じです。 1月31日にお店の現金のうち、95,000円を銀行へ預け入れたとします。 現金出納帳には、 「1月31日　95,000円　預貯金へ預け入れ」 と記帳し、残高を95,000円増やします。 預貯金の通帳には 「1月31日　95,000円　入金」 が記帳され、残高が95,000円増えます。 このようにして預貯金と現金出納帳の動きを連動させて管理しましょう。銀行振込の場合、通帳には、いつ、どこに、いくら支払ったか、ということが自動的に記帳されます。 しかし、中には自動的に記帳されない銀行や取引があったり、ATMから現金を引き出した場合には、どこに支払ったか、ということが記帳されません。 そのため、預貯金の通帳をなるべく頻繁に通帳記帳し、通帳に支払先が書いていない取引は、鉛筆やボールペンで書き込んでおきましょう。 （現金出納帳との連動の例の場合、100,000円の横に「手元現金へ」などと記帳しておくとよいでしょう） 時間が経つと何のためにお金を引き出したか忘れてしまうため、定期的に書き込み、何に使ったかわからないお金が生じないように管理することが重要です。 そのためにも通帳はWEBの明細だけではなく、紙の通帳を利用した方が管理がしやすいと言えます。

2018.11.26 経理サポート

レジのお金はどうすればよい？飲食店の現金の扱い方

上記のコラムでも取り上げましたが、飲食店を運営すると日々、手元にある現金が動きます。 今回はこの現金をどのように取り扱えばよいか、ということのおさらいです。 いくつかのやり方がありますので、自分に合ったやりやすい方法を採用した方がよいでしょう。まずは売上金の扱い方です。 いわゆる現金売上として、その日にお客様からもらった金額を出納帳へ記入します。 （同時に手元の現金が増えているはずです） そのままでは手元にある現金が増え続けてしまうため、セキュリティの観点からも、ある一定の頻度で銀行口座へ預け入れた方がよいです。 預け入れる金額に決まりはなく、どのような金額でも大丈夫なのですが、一般的には次のうちどちらかの方法を採用します。 ①現金売上と同じ金額を預け入れる 例えば 1月5日現金売上　35,355円 1月6日現金売上　42,221円 という金額であれば、35,355円、42,221円をそのまま銀行口座へ預け入れる方法です。 この方法であれば、現金出納帳の現金売上の金額と、通帳へ記帳される金額が同額となるのでわかりやすいメリットがあります。 なお、預け入れるのは毎日ではなくても日別になっていれば大丈夫なので、1月5日と1月6日の現金売上を1月7日に預け入れて問題ありません。 （35,355円、42,221円を2回に分けて預け入れる） ②手元現金が一定の金額になるように預け入れる 例えば、レジの中に毎日50,000円を残す、という設定にすると、 1月6日　 現金売上　35,355円 現金仕入　12,000円 備品購入　6,400円 というお金の動き方であれば、 50,000円+35,355円-12,000円-6,400円＝66,955円 が手元の現金残高になるはずです。 毎日手元に50,000円を残すのがルールなので、 66,955円-50,000円＝16,955円 を銀行口座へ預け入れます。 この方法は残高管理をしやすいのがメリットです。大丈夫です。 上記に記した通り、何にいくら使って、その使った内容がわかるレシートや領収書を一緒に保存しておけばOKです。 仕入れの量が多い肉や魚、お酒などは掛取引（月ごとにまとめて支払う方法）のケースが多いですが、金額の小さいものや自分が買い回りをする場合などは現金で支払います。 仕入れに行く前に、レジ現金からあらかじめ数万円持っていき、購入して残ったお金をレジに戻す、という方法を採用するケースが多いです。 例えば、 ①レジ金50,000円のうち、20,000円を仕入れ金をして持っていく ②買い物をして20,000円のうち、12,000円を使って8,000円が残る ③残った8,000円をレジに戻すとレジ残金は38,000円になる ④出納帳に現金仕入12,000円と記入すれば50,000円-12,000円＝38,000円となり、レジ残金と出納帳が一致する このような管理をすれば問題ありません。 注意しておきたいのは、レジからお金を持っていくときに、自分のプライベートなお金と一緒にしないことです。 現金仕入れ用のお財布を一つ用意して、その中でお店のお金をやり繰りする方がわかりやすくておススメです。これは個人事業と法人で扱いが異なります。 個人事業の場合は問題ありません。 先ほどの仕入と同じように、出納帳に「生活費20,000円」と記入していればOKです。 （お店の銀行口座からプライベートの銀行口座へ振り込む方法の方がおススメです） 法人の場合はNGです。 仮払金や立替金を除き、給料として決めたお金以外のお金を持ち出すことはできません。 個人事業の場合、自分の生活とお店の営業が一体であるのに対して、 法人の場合、事業主と法人は別人格の取扱いとなり、他人のお金を持ち出すことと同じになるためです。 現金の取扱いは銀行取引のように客観的な証拠が少なく、ごまかしやすいものであるため、税務署も厳しめにチェックします。 そのため厳格な管理が求められます。 上記の生活費のように取扱いを知らなければ、 ・余計な税金を払わざるを得なくなった ・銀行に説明するのが大変になった という事態になってしまうこともあるので注意が必要です。 判断に迷った場合は事前に私達のような専門家へ相談した方がよいでしょう。

2018.11.26 経理サポート

お金の管理は最重要！飲食店の経理　現金編

飲食店の営業において、お金の管理はどのようにすればよいでしょうか？ 現金商売である飲食店は、毎日手元にある現金が動きます。 お金の流れを正確につかむことは、何にどれだけのお金を使っているかを把握するためには重要です。 そのため現金の動きをもれなく、ダブりなく記録しておくことが必要です。「出納帳（すいとうちょう）」という言葉を聞くと難しく聞こえるかもしれませんが、お店の家計簿をつけるイメージです。 銀行の通帳のように、いつ、どこに、いくら支払ったか・入金されたか、ということを記入します。 現金出納帳の作成方法は大きく下記の3つに分けられます。 １．ノートなどへ手書き ２．エクセルなどへパソコン入力 ３．スマホのアプリ入力これはエクセルで作成した現金出納帳のイメージです。 日付、勘定科目（どのような内容の支出かがわかるようにすればOK）、支払先と内容、金額、残高が記載されています。 そして、記載された出納帳の残高と、お店にある現金の残高を一致させます。 「出納帳の残高とお店の現金の残高を一致させること」 これが重要です。 形式はノートに手書きをしてもいいですし、スマホのアプリを使って記録をつけてもOKです。 税理士が使用する会計ソフトによっては、指定のフォームがあるかもしれませんので、どのように作成するか事前に相談した方がよいでしょう。 この出納帳と一緒に、入金・出金の数字の根拠を示す書類を保存する必要があります。 （売上のレシートや経費支払いの領収書など）現金残高を出納帳と合わせておけば、税務調査があった場合にも、帳簿の信頼性が増し、様々な指摘がされにくくなります。 また、出納帳を記入して、日々の現金の残高を確認することで、お店の現金の盗難・横領を防止することができます。 （従業員による盗難事例は残念ながら非常に多いです） 過去の現金の動きのことは忘れてしまうことが多いため、頻繁に（できれば毎日）記入できるような形をとることが理想と言えます。 最近では、スマートフォンのアプリでも出納帳を作ることができるので、そういったものを活用することも有効です。 ノートへの手書き、PC、タブレット、スマホなど自分が毎日出納帳を記入してもストレスがないような作成方法を採用することがオススメです。

2018.10.15 経理サポート

いくら売れば儲かるかがわかる！飲食店のためのザックリ損益分岐点計算

自分のお店がどのくらいの売上をあげていれば利益が出るか、ということをご存知でしょうか？ 今回は自店の状況を知るため分析のお話です。利益がプラスマイナスゼロになる売上高を「損益分岐点売上高（そんえきぶんきてんうりあげだか）」といいます。 この損益分岐点売上高を知っていれば、自分で計算したり、税理士から業績の報告を受ける前に、その月の利益状況をなんとなく把握することができます。 例えば、損益分岐点売上高が月間100万円だから、 「今月はまだ60万円しか売上があがっていないから、臨時的にクーポンを配布をして集客しよう」 「今月は80万円でギリギリの売上だから、お客さんにおススメして客単価を上げて売上を稼ごう」 などの方策を、ある程度の根拠をもとに実行することができます。 では、損益分岐点売上高はどのように計算すればよいのでしょうか？正確な損益分岐点売上高を計算するためには、各種の経費を ・変動費（食材仕入など売上の変動にあわせて変動する経費） と ・固定費（家賃など売上の変動にかかわらず一定の経費） に区分する必要があるのですが、ここでは、手軽に、ザックリとした損益分岐点売上高を計算します。これでザックリとした損益分岐点売上高を計算できます。 経費全額とは、食材仕入、人件費、家賃、水道光熱費、消耗品費などの運営にかかった経費全額です。 粗利率とは、売上から食材仕入を差し引いた利益率です（飲食店の場合、原価率が3~4割程度、粗利率が6~7割前後の場合が多いです）。例えば、 粗利率　70% ・人件費　250,000円 ・家賃　200,000円 ・水道光熱費　50,000円 ・消耗品費　50,000円 ・その他経費　10,000円 経費合計　560,000円 のお店であったと仮定します。 このお店の損益分岐点売上高を計算してみると、 560,000円÷70%（0.7）＝800,000円 となります。 つまり、このお店は800,000円の売上があれば、利益がプラスマイナス0円ということになります。個人事業主の場合には利益がトントンといっても、自分（事業主）の給料が計算の中に含まれていません。 また、借入金があれば、その返済元金は計算の中に含まれていません。 つまり、 （経費合計＋自分の給料＋借入金の返済元金）÷粗利率 くらいの売上高がなければ、お店の運営は続けていけないことになります。ダイエットを効果的に行うためには、目標体重を設定し、体重計で効果を測定することが重要です。 効果が出ていればそのまま続けて良いことがわかりますし、効果が出ていなければやり方を修正する必要が出てきます。 お店の運営もダイエットと同じです。 損益分岐点売上高を知ることは、目標体重を設定することと同じで、売上を把握することは、体重計で効果を測定することと同じです。 結果を残していくためには、感覚だけを頼りにお店を運営するのではなく、達成しなければいけないラインを把握し、数字で効果を測りながら結果を追求していく、ということが重要です。

2018.07.06 経理サポート

開業前にチェック！初めての飲食店経理　その２

前回の続きです。 今回は、実際の売上、仕入、経費支払いを、どのように記帳して、どのように書類を保存するかを紹介します。それでは具体的に見ていきます。 7月1日をスタートとしましょう。 前月からの繰り越しの手持ち現金　50,000円 前月からの繰り越しの預金残高　500,000円 ・7月1日 現金売上　50,000円 クレジットカード売上　20,000円 現金仕入　9,000円 掛（ツケ）仕入　5,000円 備品購入（現金）　5,000円 ・7月2日 現金売上　40,000円 クレジットカード売上　10,000円 現金仕入　5,000円 掛仕入　5,000円 家賃支払い（預金）　150,000円 銀行へ預入れ　50,000円 ・7月3日 現金売上　30,000円 クレジットカード売上　20,000円 現金仕入　4,000円 掛仕入　2,000円 給料支払い（預金）　250,000円 6月分掛仕入支払（預金）　100,000円 6月分クレジットカード入金　200,000円　 という取引を行ったとします。 まずはそれぞれの取引を ・現金取引（現金を受け取ったまたは現金で支払った） ・預金取引（預金に入金されたまたは預金から支払った） に分けます。 上記の例で見ると、 ・現金取引 現金売上、現金仕入、備品購入（現金） ・預金取引 家賃支払い、給料支払い、掛仕入支払い、クレジットカード入金 がそれぞれ該当します。 現金取引を現金出納帳に記入し、売上レシート、仕入レシート・領収書を現金出納帳とは別のノートやスクラップブックに貼り付けます。 よくレシートはダメで領収書でなければ経費にできない、といった話を耳にしますが、まったくそのようなことはありません。 取引の内容、日付、相手、金額を証明できるものであれば問題ないのです。7月1日~7月3日までの取引を現金出納帳に記入すると上のような表になります。預金通帳には上のような記載がされるはずです。 預金取引は通帳に相手先が記載されている場合には何も記入しなくてよいです。 相手先が記入されていない場合には、鉛筆やボールペンで通帳に記入しておきましょう。 また、現金取引と同じように、預金取引も取引を証明できる請求書や振込証明書などをノートに貼っておきましょう。 最後にクレジットカード売上や掛仕入ですが、両方とも月の合計額をクレジットカード会社や仕入業者から請求書や明細書という形でもらうことができます。 預金に入金、出金したタイミングで預金取引を証明できる書類と一緒に保存しておけば問題ないでしょう。 念のため掛仕入を行った際にもらう納品書も保存しておきましょう。簡単にではありますが、実際の取引を例に挙げて、記帳と保存の方法を見てきました。 経理作業というものはめんどくさいと感じるものなので、どうしても後回しにしがちです。 結果、書類がたまりにたまり、整理もままならず、現金の残高が出納帳と合わない、請求書やレシートがない、といったことが起こります。 経理作業の精度を高めることは、業績把握の精度を高めることにつながりますので、こまめに、できれば毎日決めた時間に作業を行う癖をつけることをオススメします。

2018.05.16 経理サポート

開業前にチェック！初めての飲食店経理　その１

飲食店の経理方法として、毎月の経理実務の流れをご紹介します。 基本的には毎月同じ作業の繰り返しで進み、決算のタイミングのみ棚卸が追加されると考えていただければOKです。経理作業は大まかに ・取引を記帳する ・記帳した取引を証明できる書類を保存する というふたつの作業が中心となります。 具体的には、 ・お客様からの売上 ・業者からの食材、酒仕入 ・給与、消耗品、通信費、家賃、水道光熱費などの経費の支払 が取引内容となり、これらの取引を ・いつ ・いくら ・誰と 行った取引であるかを記帳し、証明する書類を保存するという作業が必要になります。 なお、取引は月ごと区切って管理すると、月々の業績が把握しやすくなります。「記帳」と「保存」を中心とした経理作業は ・現金の取引 ・預金の取引 に分けて行うとわかりやすくなります。 現金の取引には、現金での売上、現金での仕入・経費支払いがあります。 これらの取引は、現金出納帳をつけて出入りを管理します。 （詳しくは下記リンクをご参照ください）一方の預金取引には、クレジットカード売上、掛仕入の支払いがあります。 この他、水道光熱費・通信費の口座引き落とし、店舗家賃の支払い、給与の支払いなども預金取引になる場合があります。 これらは現金支払いと預金支払いのどちらかを選ぶことができるのですが、預金取引が可能なものについては、預金取引にすることをおススメします。預金取引をおススメする理由は大きくふたつあり、 ・現金出納帳に記入する回数が減り、現金管理の手間が省ける ・預金通帳に取引内容と金額が記載され、支払いを客観的に証明できる という理由です。 多少の手数料はかかっても、管理する手間や現金管理の精度を考えると、預金取引をメインにする方がおススメと言えます。 現金管理の精度を高めることは、業績の正確な把握につながりますし、税務調査時の信頼も高まります。 預金の管理については下記リンクをご参照ください。次回は売上、仕入、経費支払を行った場合の経理方法を、実際のひと月の流れに沿った形でご紹介します。

2018.04.26 経理サポート

お金の管理は最重要！飲食店の経理　年間の手続き一覧

事業を運営していると税務や労務など様々な手続きが必要になります。 今回は、年間を通して、いつまでに、どのような手続きをする必要があるかのお話です。上記が個人事業主の場合の年間の手続きのスケジュールです。 （法人の場合には、確定申告期限が決算月から２月後に変わります） たくさんあるように見えますが、そのほとんどが納付すれば完了するものです（色付けをしていない手続き）。 色がついているものが手続きとして何らかの書類の提出が必要なのですが、そのほとんどが特定の月に集中しています。 ・１月の地方税関係手続き ・３月の確定申告手続き ・７月の労務関係手続き ・１２月の年末調整手続き 主なものはこの４つです。 これらの月には何らかの手続きが必要になる、という認識を持っていただければ大丈夫です。 もう少し掘り下げてこれらの手続きの内容を見ていきます。上記の手続きの内容は、それぞれこのような感じです。 ・償却資産税申告 土地建物以外の固定資産（冷蔵庫や厨房機器などの店舗備品）に関して申告する。管轄は、札幌→中央市税事務所、東京→管轄の都税事務所。 ・給与支払報告書 従業員の住民税申告。会社がどの従業員にいくらの給与を支払ったかを申告する。管轄は従業員の居住地の市役所、区役所など。 ・法定調書合計表 給与や報酬、不動産の使用料などの年間の支払額を申告する。 管轄は納税地の税務署。 ・確定申告 年間の収支を計算して申告、納税手続きをする。 管轄は納税地の税務署。 ・労働保険年度更新 労働保険の年間の保険料の精算と翌年の概算保険料を申告、納付する。 管轄は労働基準監督署。 ・社会保険算定基礎届提出 4～6月の賃金をもとに、年間の社会保険料を算出し届ける手続き。 管轄は年金事務所。 ・年末調整 従業員の年間（1～12月）の給与金額を計算し、年間の税金を精算する手続き。管轄は納税地の税務署。上記の手続きは基本的に（大きな変更がない限り）毎年同じ時期に、同じ手続きを繰り返すことになります。 一度やればわかる手続きなのですが、年に1回しかやらないため、翌年には忘れてしまうことがよくあります。 また、本業に専念したい方や、手続きが煩わしく感じるかたは、我々のような専門家へ依頼した方が、手続きの漏れがミスがなくなります。 どの手続きも期限があるものなので、期限直前や期限を過ぎてから依頼するのではなく、早めに相談することをおススメします。